Terminamos cómo hacer un documento universal accesible.
Tenéis el PDF colgado en la plataforma y en la sección de documentación
de la web del CESyA explicado de manera más...
con más detalle y vamos a pasar a ver cómo hacer un Word accesible.
Lo que os he comentado: ahora mismo hay, con seguridad,
publicada la documentación de cómo hacer un documento accesible
con Microsoft Word 2007, 2003,
para los que tengáis en vuestros equipos 2003
y en plataforma Windows. Lo ideal de estos consejos es
que intentéis ser un poco versátiles, es decir: ahora mismo para Word 2010
también estoy elaborando documentación para hacer accesible un Microsoft Word
en plataforma Mac 2011; pero hay que intentar ser autodidactas,
versátiles, porque al final no varía mucho una versión a otra
aunque a veces Microsoft sí que es cierto que mete algunas
características sin mucho criterio ahora lo veremos, y cuesta encontrar
algunas cosas de accesibilidad.
Como en este equipo en el que estoy grabando
este vídeo para vosotros está en instalado el Office 2007
pues la demo, un poco,
la vamos a hacer con el Microsoft Word 2007.
Entonces, es importante que ahora mismo os vayais al documento
de cómo crear un documento Word 2007
aquí está el 2003, aquí está el 2007.
Vale, no lo he abierto. Lo abro en un momento, perdonad.
Está aquí el enlace. Abrimos...
Vale, aquí está. Aquí, como os he dicho antes:
estos son unos documentos muy básicos incluso cuando ya profundiceis en ellos
os parecerán hasta demasiado sencillos
pero creo que es el ideal para empezar a hacer un Word accesible
Como véis, en estos documentos se va explicando
cada una de las recomendaciones que os voy a indicar
por medio de texto y también por medio de screenshot
o pantallazos del programa Microsoft Word
cómo podéis acceder e incorporar estas pautas de cómo hacer un Word accesible
que os voy a explicar ahora, ¿vale? Es importante que accedáis
y que lo tengáis abierto ahora mientras que hacemos la demo
¿vale?
Cuáles son las recomendaciones generales que tenéis que tener en cuenta
lo más importante: sé que todos, la gran mayoría, todos utilizáis Microsoft Word
pero hay una cosa que curiosamente luego no utiliza todo el mundo
que es importante aprenderla para hacer un documento Word accesible
que es utilizar los estilos en Word.
Los estilos en Word son los que nos van indicar
qué parte del texto es un título, qué parte del texto es una lista,
qué parte del texto es un título pero de nivel dos en una jerarquía de títulos.
Entonces las pautas generales son
que es importante saber utilizar estilos de Word y el uso de plantillas.
Yo ahora, mientras accedéis al vídeo, voy a hacer una especie de demo
con un documento y voy a incluir los estilos, ¿vale?
quizá la demo os parece como demasiado rápido para los que no hayáis utilizado estilos
pero esto es una característica de Word al margen de accesibilidad
que vosotros luego podéis aprender.
Yo de todas maneras aquí lo voy a practicar.
Otra recomendación básica: toda imagen que haya en un documento Word
tiene que tener un texto alternativo.
Os indicaré cómo se debe incluir ese texto alternativo.
Luego utilizar los elementos de contenido más adecuados, es decir,
si nosotros estamos incorporando un contenido
que es una lista de items, una lista de temas
hay que marcar en Word ese contenido como lista utilizando su función correspondiente.
no hacer las prácticas que tenéis algunos que es poner guiones normales,
o asteriscos... no. Hay que marcarlo como lista.
Luego, si hay otro tipo de contenido que es tabular.
Son datos tabulares, estáis escribiendo quizás un horario
con agenda y tiene una estructura tabular bueno pues por marcarlo como tabla
Importante: esto es algo que escucharéis
a lo largo de temas relacionados con la accesibilidad web
y es utilizar un lenguaje sencillo, directo...
aquí, bueno, pues cada uno lo haremos lo mejor posible
utilizando mucho sentido común y como repito y repetiré siempre
pensando en el usuario, es decir, en todo lo que me escuchéis
siempre va a haber metodologías de diseño centrado en el usuario.
Siempre, cuando hagamos un contenido, tenemos que pensar:
¿y tal persona lo va a entender?
¿y tal otro lo va a entender? ¿y tal persona va a poder acceder?
Entonces, bueno...
Cómo podemos hacer un contenido comprensible: utilizar un lenguaje sencillo, directo,
que las frases no sean muy largas...
Algunos me diréis: bueno, mira, es que si estoy escribiendo un tema
sobre química orgánica, ahí no puedo utilizar un lenguaje sencillo
porque está lleno de tecnicismos. Bueno, eso es normal.
Eso no pasa nada, es decir, es un contenido que está orientado
a un target terminado, un grupo de usuarios determinados
y es el grupo de usuarios pues controla ese lenguaje, ¿no?
pero nos encontramos en la web con muchísimos contenidos
que son para toda la ciudadanía y no están explicados bien:
no están bien estructurados...
Parece que está el contenido por una parte y los aspectos de presentación por otra
pero esto hay que combinarlo bien. Qué quiero decir con esto:
es importante, en un texto, poner párrafos,
que no sean muy largos, que de párrafo a párrafo haya un interlineado
para que ese contenido respire, que no se vea muchísimo texto,
es decir, mucha mancha de texto mucho contenido,
porque eso puede provocar que el documento parezca
muy poco comprensible simplemente al verlo.
Todos estos elementos que estamos viendo aquí de lista, tabla, incluir lo que es un título,
que las listas tengan unas viñetas con interlineado adecuado...
todo eso hace que el texto sea mucho más comprensible
más amigable, más usable ¿no?
Voy a pasar ya a hacer un ejemplo demo para que podáis,
intentéis hacerlo al mismo tiempo que accedéis y visualizáis este video.
En la plataforma tenéis un documento Word
que se llama DocumentoHacerAccesible. Abrid este documento,
y veréis que este documento no tiene...
no tiene nada de lo que es título,
es un texto que podía ser directamente no enriquecido, ¿no?
Este documento Word que no es accesible
porque en este documento Word
no se indica qué es título que es no título
hay cosas que tienen aspecto de que es una lista
y no están marcadas como lista... Pues lo vamos a hacer accesible
siguiendo estas recomendaciones generales.
Lo primero que vamos a hacer
es ver cómo incluir unos títulos.
Si accedemos al contenido, vemos: ´Lección 2:
el contenido digital textual txt como recurso universal alternativo
sí es accesible. Bueno, ¿esto de qué tiene pinta?
Esto tiene pinta de que es el título principal, ¿no?
Luego, aquí vemos un índice
y una serie de contenidos.
Esta serie de contenidos que hay aquí vemos que vienen a continuación.
Intuimos entonces: introducción, objetivos...
conclusión... ¿Esto qué a va a ser? Un título de nivel 2
Cuando nosotros estructuramos un documento siempre hay un título de nivel 1
dentro de ese título hay unos grupos de contenidos
y estos son título 2, entonces tiene la pinta de título 2.
Bueno, pues vamos a aplicar los estilos.
Los estilos en el 2007: tenemos varias formas de acceder a ellos
aquí solamente voy a hacer la manera visual.
Aquí están los estilos ya definidos. Esos estilos
vosotros los podéis cambiar, pero esto no lo voy a explicar en este video
porque sería aplicar estilos de Word. También podéis contactar conmigo
por medio de la plataforma y explicaros, daros documentación.
Aquí simplemente voy a hacer el marcado. Entonces, lección 2,
esto qué es: un título uno. Lo marcamos en bloque y nos vamos a título 1.
Como veis ha cambiado ya de estética y si nos posicionamos encima de esto,
¿qué nos sale resaltado? Título uno.
Vemos aquí el índice. Bueno, pues el índice lo voy a dejar para el final.
pero aquí nos da una serie de contenidos
de este documento, con lo cual habrá que localizar cada uno de estos
y van a ser título de nivel 2.
Nos posicionamos en bloque y nos vamos a título 2
nos vamos a objetivos
y lo marcamos ´Título 2´. Como veis va cambiando de estética
y siempre es importante ponernos encima de él
y mirar si está resaltado el título 2. Luego venía apartado 2.1,
aquí está, lo marcamos en bloque y
cuando está marcado en bloque nos vamos a título 2.
Para que el título 2 destaque más le voy a poner color azul.
Podemos modificarlo que lo que os comento que aquí no lo vi explicar con detalle
porque son propiedades de Word y me estaría aquí eternamente.
Color de fuente, vamos a ponerla también azul.
Veis que ya los títulos 2 ya están azulitos.
Vamos al apartado 2.2 que también era título 2
lo marcamos y los ponemos como título 2
y yo creo que ya quedaba ´Conclusión´
y marcamos título 2. Así aparentemente no veo yo
Como que haya otro nivel de título inferior como para marcar un título 3
Vamos a seguir con el contenido: aquí vemos que hay unos contenidos
y es una lista en cambio esta lista, ¿cómo está hecha?
con los guiones normales de Word. ¡No!
Si es una lista hay que marcarla como una lista
utilizando las características de Microsoft Word.
Borramos estos guiones...
nos vamos al icono que indica el icono de listas y lo damos.
Ya veis que estos item ya tienen un formato de lista
utilizando las características de Word aquí donde pone viñetas.
Hay más formas de poder marcar una lista en Word y en el documento pdf
que se os facilita vienen las dos formas, cómo hacerlo por menús de navegación
y cómo hacerlo con todos estos iconos gráficos que proporciona Microsoft Word.
Vamos a seguir con el apartado 2.1
y aquí nos encontramos lo mismo. Aquí parece que hay una lista
y está marcada con asteriscos. Vamos a editarla y le damos formato de lista.
quizá no queremos el mismo formato: utilicemos otro, por ejemplo este.
Una cosa que se me ha pasado es que hay que marcar
todas las características.
El texto contenido principal lo tenéis que marcar como normal
Como véis está marcado como normal. ¿Por qué está esto normal?
No es título 1, no es título 2,
no es pie de página, no es una lista, entonces
si aquí nos vamos a este documento como veis está ya...
si al ponernos en este documento
no nos saliera la celdita de estilo normal tendríamos que etiquetarlo como normal
es decir, lo seleccionaríamos en bloque
y daríamos al estilo normal. Como véis nos posicionamos encima
y vemos que todo es normal.
Aquí se me han quitado las viñetas al hacer esto, vamos a ponerlas...
nos vamos a las viñetas y a esta que habíamos puesto aquí.
Seguimos: esto está normal, este texto está normal, normal...
Y aquí nos encontramos con una imagen.
¿Qué hemos dicho como pauta de recomendación de las imágenes?
Que siempre tiene que tener un texto alternativo.
¿Por qué? Porque una persona que acceda por el lector de pantalla
cuando acceda a este documento digital a la imagen no va a poder acceder
porque el software de lector de pantalla lo que hace es sintetizar por voz,
por voz, de máquina, todo el contenido que hay en el documento.
Una imagen, todos los contenidos visuales no pueden ser sintetizados
hay que darle un contenido alternativo. ¿Cómo se hace ese contenido?
Eso varía según la versión: del Office 2003 al Office 2007
y ha cambiado también en el Office 2010
En cada uno de los documentos se os indica cómo meter ese contenido principal.
Hay que hacer: botón derecho y dar a tamaños.
Esto es una de las cosas curiosas que os comentaba antes de Microsoft
que el texto alternativo lo incluye en tamaño.
No tiene ninguna lógica, pero bueno.
Como veréis, repito la acción, nos ponemos sobre la imagen
tamaño, y veis que hay dos solapas: tamaño y texto alternativo.
Pensaréis: bueno, y qué pautas o qué consejos nos das
para hacer un texto alternativo adecuado.
Bueno, pues sentido común.
Hay veces que una imagen... Tiene que ser un texto alternativo
breve, para incluirlo en esta carecterística.
es decir, nosotros cuando nos encontramos con contenidos visuales
qué nos podemos encontrar
una foto, una ilustración, algo que quizás con un texto breve se explica
pero también nos podemos encontrar, pues imaginaros,
quizás un gráfico de barras de Excel.
Ahí en ese gráfico de barras, por ejemplo de columnas hay mucha semántica incluida.
Quizás ahí es recomendable... toda esa información darla en el texto,
porque la propiedad esta de incluir texto alternativo
está orientada para textos breves.
y sentido común.
Yo al principio de poner textos alternativos ya que es una pauta también aplicable
en todas las imágenes que hay en la web pues lo que me decían es:
imagínate que por teléfono se lo tienes que explicar a otra persona
cómo se lo explicarías de manera breve. Hay que intentar ser directo
y proporcionar la semántica que haya en esta imagen.
Seguimos aplicando las pautas: este texto está normal
este texto está normal, este texto está normal...
aquí nos encontramos igual; aquí hay una especie como de lista
un item de lista y está con un guión. Vamos a marcarlo como lista.
Y ya tenemos aquí la conclusión que ya estaba etiquetada con un título 2
y aquí el texto.
Pues este documento lo vamos a guardar, para tener el anterior,
como documento, lo voy a llamar, sí accesible
o documento accesible directamente, voy a quitar el hacer, ¿vale?
Entonces, ya tenemos marcado el título 1, los títulos 2, lo que es lista,
el texto alternativo de las imágenes, todo el contenido que es normal
está etiquetado con estilo normal
y ahora lo que os quería comentar es que este índice de contenidos
cuando en Word tú marcas los estilos, se puede hacer de manera automática
y es el ideal, es decir, no hacer esto de manera estática
y además es el truco para comprobar que hemos aplicado los estilos bien,
es decir, que hemos aplicado bien lo que es título 1
hemos aplicado bien lo que es título 2 y hemos aplicado bien lo que es título 3.
Entonces yo esto lo voy a borrar, ¿vale?
Y lo voy a generar automáticamente. ¿Cómo se genera automáticamente?
Nos vamos al menú de referencias
tabla de contenidos
nos vamos a la parte de... Bueno aquí hay unos estilo ya predefinidos
entonces podemos utilizar uno de estos ¿veis? ya está predefinido
o también podemos definir nosotros uno; en insertar tabla de contenidos
y definimos nosotros el estilo
si queremos mostrar niveles, esto nos indica si queremos sacar título 1,
título 2, título 3, o solamente lo que es título 1 y título 2.
Voy a repetir el proceso.
Voy a repetirlo,¿vale? Estábamos en inicio,
nos vamos a referencias, tabla de contenidos
ponemos aquí tabla de contenidos, una que ya está predefinida en Word
y mirar lo que nos sale
nos sale la lección 2, que este es el título
la introducción está la página uno, los objetivos en la página uno
el apartado tal en la página uno, conclusión en la página tres
¿vale?, y ...
esta tabla de contenidos se genera automáticamente
nos pone los números de páginas automáticamente.
Si este documento fuera creciendo simplemente con dar aquí
actualizar campos, actualizar sólo los números de páginas
se irían cambiando los números de página y además son unos marcadores
para navegar por el documento, que es lo importante
si nos vamos aquí, con la tecla ´Control´
veis que sale una manita y nos iríamos a ese contenido
por ejemplo: de este índice no me interesa la primera parte del documento
y me quiero ir solamente al apartado 2.2
pues me voy aquí y directamente
con la tecla ´Control´ me iría a este apartado, ¿vale?.
Ya tenemos el documento Word accesible.
Yo lo he explicado lo más ágil y comprensible que he podido
Pues en estos documentos está explicado de manera muy básica y sencilla
pero con más detalle
en relación a cómo yo os lo estoy describiendo
Como es un formato propietario, en el caso de fijar la vista
¿qué podemos hacer?, pues pasarlo a PDF, es decir...
Muchas veces tenemos documentos Word y los pasamos a PDF
con el objetivo de fijar la estética, de que no sea un documento editable
pero también una de las razones que yo aquí os quiero resaltar
es que si un documento Word he dicho que no es accesible
porque nos encontramos con una barrera:
que es que Microsoft es un formato propietario por el cual la persona
que quiera acceder a ese documento tiene que haber pagado
por tener este software
si nosotros este documento lo pasamos a PDF nos evitamos ese problema,
porque lectores de PDF gratuitos y libres hay muchos.
Cómo hacer un formato propietario en el caso del Word.
Vamos pasarlo a PDF, y además a un PDF accesible.
Pasamos a cómo hacer un documento PDF accesible.
De igual manera, tenéis un documento donde se explica
cómo hacer un documento PDF accesible a partir del producto de Adobe Professional.
Os lo voy a indicar. Un momento, por favor.
Aquí no está instalado y eso nos puede pasar
porque nosotros el producto de Adobe Professional
es producto de software con formato propietario que cuesta dinero
y no todo el mundo tiene la posibilidad de tenerlo.
En el documento que aquí se os proporciona y que está colgado en la plataforma
y en la web del CESyA
os explican cómo lo podríais configurar y es algo como muy inmediato
es decir, es dar a unas opciones de menú y ya se os generaría el PDF accesible.
De igual manera, quien tenga el producto de pdf de Adobe Professional
y tenga alguna duda estoy a vuestra disposición
para ayudaros en todo esto.
Pero hay una opción ahora muy buena y muy accesible
en un sentido para todos y es que el Office 2007, en los Word,
hay opción cuando das a Archivo->´Guardar como´
que es que te lo guarde en PDF
Al guardarla en PDF podemos ya hacer un PDF accesible
y es lo que vamos hacer aquí, es decir,
a partir del Word accesible os damos aquí dos formas:
en Word accesible a partir de Microsoft Word
o con el Adobe Professional, y ya tendríamos el PDF accesible.
Vamos a hacerlo con el Microsoft Word, que el Office 2007 lo tenéis muchos
y es el paquete al que tenderá todo el mundo tener
ya que ya ha salido la versión Office 2010 que también incluirá esta propiedad
Y entonces damos a ´Archivo->Guardar como´
y como véis hay aquí una opción que es PDF
Damos al formato ´Guardar como->PDF´
Vamos a hacerlo en el disquete. A ver, damos aquí,
Guardar como->Plantilla->
->Otros formatos, y aquí ya selecciono.
Como vemos hay aquí una solapa que es ´Guardar como tipo´
Aquí hay un problema, a ver un momento.
A ver, este es un problema que me está pasando en directo con vosotros
y os puede pasar en vuestros equipos.
Microsoft Word tenemos: 2003, 2007
Ahora tenemos en plataforma Windows el 2010.
y los menús no son siempre iguales,es decir, hay unas políticas de compatibilidades
entre unos formatos y otros, y quizás abrimos o hacemos alguna opción en 2007
y a unos no saldrá una manera y a otros de otra.
Depende qué tipo de documento, si es .doc o punto .docx
a lo que estamos accediendo y dependiendo de la política compatibilidad
nos puede salir un menú u otro.